SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI

I. PENDAHULUAN

  Perkembangan teknologi yang pesat, membuat persaingan antar perusahaan menjadi semakin ketat. Untuk itu perusahaan harus berlomba-lomba untuk mendapatkan informasi yang cepat, akurat, tepat waktu dan juga up to date dalam rangka menjalankan proses bisnisnya. Pencatatan transaksi yang menggunakan bantuan perangkat lunak lebih mudah dibanding dengan dilakukan secara  manual. Oleh karena itu, sistem informasi yang digunakan haruslah memenuhi syarat sebagai sistem yang baik agar dapat mempercepat dalam mencatat, menyimpan, mengolah, serta menghasilkan data berupa laporan yang dibutuhkan perusahaan.

Penjualan merupakan sumber penerimaan kas pada perusahaan. Oleh karenanya, aktivitas penjualan merupakan suatu kegiatan yang sangat penting guna  menunjang keberhasilan didalam memasarkan suatu produk atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Sehingga aktivitas penjualan harus dikelola secara baik dan benar agar bisa memberikan suatu keuntungan yang besar bagi  perusahaan. 

Toko J-C Store merupakan salah satu jenis usaha yang bergerak dibidang perdagangan retail modern. Aktivitas Toko J-C Store adalah melakukan penjualan barang-barang perlengkapan kosmetik. Jenis barang di toko ini seperti perlengkapan mandi, perlengkapan rias, alat-alat kosmetik, aneka perawatan tubuh, wajah, dan rambut dan masih banyak lainnya.

Toko J-C Store sendiri masih menggunakan sistem manual pada seluruh kegiatan usahanya dan dikelola oleh pemilik usaha sendiri. Pencatatan secara manual menyebabkan terjadinya keterlambatan dalam pengelolaan data penjualan, hal ini menyebabkan terhambatnya penyampaian laporan penjualan kepada pimpinan. Dalam transaksi penjualan tunai yang terjadi pada Toko J-C Store, dibutuhkan banyak catatan-catatan penting yang berkaitan dengan transaksi penjualan tersebut. Mulai dari catatan stok barang hingga catatan penjualan barang yang melibatkan banyak pelanggan. Pemilik dan pegawai seringkali menghadapi kesulitan apabila data-data yang jumlahnya sangat banyak dan jenis barang yang bervariasi itu diproses dengan cara manual.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas maka permasalahan yang dihadapi oleh Toko J-C Store adalah pencatatan yang masih menggunakan cara manual, dan membutuhkan sistem informasi akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi.

Penelitian ini bertujuan untuk merancang  sebuah sistem informasi akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi, agar dapat menghasilkan informasi mengenai penjualan tunai yang cepat, tepat, dan akurat. Juga agar mempermudah pemilik toko untuk melakukan pengendalian internal pada toko tersebut.

II. LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi

Sistem Informasi “berbasis-komputer” adalah kumpulan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. Menurut Mulyadi (2008), setiap sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut. Seperti halnya bangunan rumah, sistem informasi memiliki komponen utama yang membentuk struktur bangunan sistem informasi.

2.2 Pengertian Akuntansi

Menurut Halim (2012) terdapat berbagai definisi akuntansi, di antaranya:

1. Menurut Accounting Principles Board (1970):

Akuntansi adalah suatu kegiatan jasa, yang fungsinya menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan tentang entitas ekonomi yang dimaksudkan agar berguna dalam mengambil keputusan ekonomi – membuat pilihan-pilihan nalar di antara alternative arah tindakan.

2. Menurut American Accounting Association (1966):

Akuntansi adalah suatu proses pengidentifikasian, pengukuran, pencatatan, dan pelaporan transaksi ekonomi (keuangan) dari suatu organisasi/entitas yang dijadikan sebuah informasi dalam rangka mengambil keputusan ekonomi oleh pihak-pihak yang memerlukan. Pengertian ini juga dapat melingkupi penganalisisan laporan yang dihasilkan oleh akuntansi tersebut.

2.3 Pengertian Penjualan

  Menurut Sadeli (2005), bahwa menjual atau penjualan adalah suatu tindakan untuk menukar barang atau jasa dengan uang dengan cara mempengaruhi orang lain agar mau memiliki barang yang ditawarkan sehingga kedua belah pihak mendapatkan keuntungan dan kepuasan.

Prosedur Penjualan

1. Customer/pembeli datang ke toko untuk membeli barang yang di inginkan atau melakukan transaksi ekonomi.

2. Petugas toko/bagian penjualan melayani apa yang di butuhkan customer, lalu bagian penjualan mengonfirmasikan ke gudang apakah barang yang diminta customer tersedia atau tidak.

3. Jika barang yang di ingikan customer tersedia di gudang, maka bagian gudang akan membawakan barang yang dimaksud costomer ke bagian penjualan, selanjutnya customer dapat langsung membayar di kasir dan kasir akan membuatkan nota penjualan barang untuk customer.

4. Apabila barang yang dimkasud customer tidak tersedia di gudang makan petugas toko memberikan alternative atau penawaran pilihan barang lain dengan tipe yang sama kepada customer.

5. Setelah barang sudah tersedia dan customer telah membayar lunas di kasir maka customer dapat membawa pulang barang tersebut.

2.4 Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Mulyadi (2008), Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah:

a. Fungsi Penjualan

  Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

b. Fungsi Kas

  Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.

c. Fungsi Gudang

 Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi Pengiriman

 Fungsi ini bertanggungjawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.

e. Fungsi Akuntansi

  Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan, dan penerimaan kas, serta pembuat laporan penjualan.

2.5 Metodologi Pengembangan Sistem

Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-lang kah yang dilalui oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan melalui tiga tahap utama berikut ini :

1. Analisis sistem (system analysis).

2. Desain sistem (system design).

3. Implementasi sistem (system implementasi).

2.6 Diagram Contex (Contex Diagram)

  Menurut Jogiyanto (2003), diagram konteks menempatkan sistem dalam  konteks lingkungan. Diagram tersebut terdiri dari satu simbol proses yang menggambarkan seluruh sistem. 

2.7 Bagan Alir  Data (Data Flow Diagram/DFD)

  Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan pada metodologi pembangunan sistem yang terstruktur. DFD juga digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data.

2.8 Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram/ERD)

  Menurut Fathansyar (2007) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah model yang mendiskripsikan hubungan antar penyimpanan (dalam DFD). ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data.

2.9 Analisis dan Desain Sistem 

2.9.1 Analisis Sistem

Mendefinisikan masalah-masalah yang ada dan mencari solusinya.

1. Mempelajari struktur organisasi perusahaan

2. Mengembangkan alternatif pemecahan yang telah ditentukan.

3. Dokumen yang digunakan

4. Menggambarkan flow of document

2.9.2 Desain Sistem

Pada penelitian ini di bangun desain sistem dengan :

1. Pembuatan rancangan prosedur penjualan tunai J-C Store

2. Pembuatan Flow Of Document sistem penjualan tunai J-Cstore

3. Pembuatan DFD sistem penjualan tunai usulan untuk J-C Store

4. Gambar ERD penjualan tunai usulan untuk J-C Store

5. Gambar Transformasi ERD ke tabel.

6. Gambar normalisasi sistem penjualan tunai usulan untuk J-C Store

7. Pembuatan program pengembangan sistem penjualan tunai untuk J-C Store secara terkomputerisasi.

3.0 Prosedur Sistem yang Diusulkan

1. Prosedur Order barang

Konsumen melakukan order barang kepada pramuniaga, kemudian pramuniaga membuatkan nota penjualan 3 lembar, lembar 1 diberikan kepada bagian kasir beserta barang yang telah disiapkan, lembar 2 diberikan kepada konsumen untuk melakukan pembayaran ke kasir, dan lembar 3 diarsipkan sementara oleh pramuniaga yang kemudian akan diserahkan kebagian akuntansi.

2. Prosedur Pembayaran

Pembayaran dilakukan dibagian kasir, konsumen memberikan nota penjualan dan kemudian kasir mengecek, menghitung, dan menyiapkan barang. Setelah dihitung semuanya lalu kasir mempersilahkan konsumen melakukan pembayaran, oleh kasir mengecek jumlah uang yang dibayarkan sesuai dengan nota penjualan kemudian memvalidasi nota penjualan dan mencetak nota pembayaran sebanyak 3 rangkap dan pita register kas 2 rangkap, nota pembayaran rangkap 1 dan pita register kas rangkap 1 diberikan kepada konsumen beserta barang, nota pembayaran rangkap 2 dan pita register kas rangkap 2 diberikan kepada bagian akuntansi , nota pembayaran rangkap 3 diarsipkan sementara berdasarkan waktu, kemudian dari nota pembayaran kasir membuat catatan khusus mengenai register uang masuk dan nota setoran uang tunai 2 rangkap yang akan diserahkan kepada pemilik beserta uang tunai. 

3. Prosedur Pencatatan dan Pelaporan

Bagian akuntansi menerima nota pembayaran dan pita register kas dari kasir, beserta nota penjualan dari pramuniaga, kemudian bagian akuntansi mencatat transaksi dalam jurnal lalu membuat laporan pejualan, laporan keuangan, penerimaan kas, dan laporan data barang yang akan diserahkan kepada pemilik.

3.1 Dokumen yang Digunakan dan Informasi yang Dihasilkan

Adapun dokumen yang digunakan dalam prosedur pembuatan sistem informasi penjualan tunai adalah :

1. Nota Penjualan.

2. Nota Pembayaran

3. Pita Register Kas

4. Nota Setoran

Sedangkan informasi yang dihasilkan dalam pembuatan sistem adalah :

1. Laporan Penjualan Barang.

2. Laporan Data Barang. 

3. Laporan Penerimaan Kas.

4. Laporan Keuangan. 

3.2 Flow Of Document

3.3 Diagram Contex 

3.4 DFD Level 0 

3.4 ERD 

 Kunjungi Juga website Universitas Gunadarma

Website Universitas Gunadarma 

BAAK Universitas Gunadarma 

Studentsite Universitas Gunadarma